Основы качественного выбора места проведения мероприятия

Организаторы мероприятий - это мастера жонглирования, балансирующие между множеством задач одновременно. Выше всех, пожалуй, стоит задача выбора подходящего места проведения мероприятия, которое может сделать или сорвать ваше событие. Согласно данным некоторых организаторов мероприятий, 36% организаторов тратят большую часть своего времени и бюджета на то, чтобы качественно и рентабельно снять площадку для мероприятия.

Поиск места проведения мероприятия может быть долгим и утомительным процессом, но мы позаботимся о вас! Эти восемь советов помогут вам найти наиболее подходящее место для проведения любого корпоративного мероприятия.

Начните заблаговременно.
Большинство организаторов мероприятий рекомендуют начинать поиск площадки как минимум за шесть месяцев до начала мероприятия. Это даст вам достаточно времени, чтобы найти и забронировать место, которое наилучшим образом соответствует вашим потребностям.

Аудитория на первом месте.
Вы должны дать своей аудитории ту любовь, которую она заслуживает. Независимо от того, организуете ли вы конференцию, банкет или выставку, важно убедиться, что место проведения мероприятия отвечает потребностям ваших посетителей. Важно учитывать доступность, которая подразумевает возможность того, что каждый человек, включая людей с особыми потребностями, сможет получить доступ к месту проведения мероприятия и его удобствам. Необходимо знать как можно больше о своих посетителях и их потребностях.

Осмотрите несколько мест.
Пройдитесь по магазинам, пока не найдете то место, которое соответствует всем пунктам вашего списка. Некоторые организаторы мероприятий советуют расширить круг поиска, включив в него нетрадиционные места, такие как публичные библиотеки, музеи или художественные галереи.

Учитывайте географическое положение.
Скорее всего, вы уже подумали об этом, но важно убедиться, что ваши посетители смогут легко добраться до места проведения мероприятия. Учитывайте дорожное движение, транспорт и возможность парковки. Место проведения мероприятия с парковкой - это то, о чем можно только мечтать. В качестве альтернативы вы можете воспользоваться услугами Uber и Lyft, которые предлагают скидки для мероприятий.

Найдите подходящий тип помещения.
Убедитесь, что помещение отражает тематику вашего мероприятия. Например, конференц-центр идеально подходит для проведения крупномасштабной конференции, а вот детский сбор средств, скорее всего, не стоит проводить на пивоваренном заводе. Размер помещения должен быть гибким, в зависимости от масштаба вашего мероприятия. Если вам предстоит налаживать контакты, то меньше всего вам захочется тесноты!

Продумайте логистику места проведения мероприятия.
При выборе места проведения мероприятия узнайте, что оно предлагает, например, аудиовизуальные требования, аренду мебели и кейтеринг. Например, в большинстве гостиниц есть свои собственные поставщики аудиовизуального оборудования. Некоторые заведения могут предложить чистый холст, позволяя вам персонализировать ваше мероприятие. Однако расходы возрастают, а поиск поставщиков требует времени, так что подготовьтесь к этому.

belui.ru